Увольнение в связи с сокращением численности или штата

Зачастую, увольнение в связи с сокращением численности или штата, рассматривается как 100% вариант избавиться от нежелательного сотрудника. Однако, существующая судебная практика показывает, что даже в этом случае сотрудник может быть восстановлен на работе, если работодатель не учел нюансы и тонкости данного варианта расторжения трудового договора.

Итак, рассмотрим особенности расторжения трудового договора с сотрудником по основанию сокращения численности или штата.

Сокращение численности или штата работников компании – одно из оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Необходимо обратить внимание на формулировки. При сокращении численности уменьшается количество штатных единиц по конкретной должности, хотя сама должность не упраздняется. А при сокращении штата из штатного расписания полностью исключается определенная должность.

Итак, последовательность действий при сокращении численности или штата.

1. Учитывая, что именно работодатель в суде обязан доказать обоснованность принятия решения о сокращении численности или штата, рекомендую, предварительно подготовить внутренний документ (обоснование), из которого будет следовать основные факторы, повлиявшие на принятие данного решения. Работодатель имеет право не включать в текст обоснования информацию, которая при разглашении может пагубно отразиться на финансовом состоянии или репутации организации. Решение о том, какие данные следует указать, зависит полностью от руководителя. При этом, наличие общих, нечетких формулировок может привести к возникновению множества вопросов со стороны контролирующих органов и обжалованию увольнения по сокращению в дальнейшем.

Ниже представлен ряд наиболее популярных оснований, которые могут побудить директора организации начать процедуру сокращения:

• экономическая нестабильность организации или наличие финансовых проблем, не позволяющих содержать прежний штат сотрудников. Если работодатель испытывает финансовые трудности, то наилучшим вариантов будет сокращение. Оно позволит сохранить целостность всей организации и возможность функционировать и дальше;
• неэффективность текущего штата. Данная формулировка обычно подразумевает наличие в штатном расписании должностей, которые дублируют друг друга или являются взаимозаменяемыми;
• применение новых технологий, позволяющих заменить труд человека машиной. Обычная данная формулировка используется при автоматизации производства, замене устаревшего оборудования (где требовалась помощь человека) на более совершенное или при внедрении новых технологий.

Независимо от обоснований сокращения, руководитель организации должен быть готов, при проведении проверки вышестоящими органами, предоставить документально зафиксированное подтверждение причин сокращения. Например, предоставить документы о плохом финансовом состоянии фирмы или подтверждающие использование новых технологий.

Для предотвращения возникновения трудовых споров рекомендуется обоснование для сокращения указывать в приказе и уведомлении работника. Наличие указанной информации позволяет поставить сотрудников в известность о точных причинах увольнения. При этом, несогласный с обоснованием сокращения сотрудник без предоставления дополнительных доказательств не сможет добиться признания неправомерности действий со стороны руководителем фирмы. Если в ходе проверки вышестоящими органами будут выявлены факты, позволяющие доказать фиктивность мероприятий, например, сокращение было затеяно только для увольнения конкретного работника, то директора фирмы в судебном порядке могут привлечь к ответственности.

Действия руководителя могут быть признаны незаконными, если:

• была проведена процедура сокращения должности, но через короткий промежуток времени появилась новая вакансия, которая имеет аналогичные функции и обязанности. В такой ситуации суд может признать увольнение неправомерным из-за фиктивного сокращения;
• была сокращена конкретная должность, но в штатное расписание добавлена новая, которая схожа по функциям с прежней, но имеет большее число обязанностей. Суд может признать сокращение безосновательным, так как в данной ситуации разумнее будет внести изменение в условия договора трудоустройства;
• с сотрудником были расторгнуты трудовые отношения до момента исключения его вакансии из штатного расписания.

В таких ситуациях судебная инстанция может обязать работодателя восстановить человека в прежней должности, а также выплатить ему денежные средства за вынужденный прогул. При этом, к организации могут быть применены штрафные санкции.

2. На основании указанного выше обосновывающего документа принимается решение о сокращении численности или штата. Принятие решения о сокращении оформляется приказом руководителя. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание. При сокращении штата в интересах работодателя обеспечить, чтобы новое штатное расписание (в котором отсутствуют должности сокращаемых работников) вступило в силу до истечения срока предупреждения об увольнении либо в день увольнения. Однако, поскольку вплоть до момента увольнения сокращаемые работники должны продолжать исполнять свои трудовые функции, занимаемые ими должности должны быть предусмотрены штатным расписанием (ст. 15, часть вторая ст. 57 ТК РФ). Отсутствие в штатном расписании этих должностей может рассматриваться как формальное основание для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому рекомендую, при увольнении работников в связи с сокращением численности или штата организации , вводить в действие новую редакцию штатного расписания в день увольнения работников.

3. При определении лиц, подлежащих сокращению, необходимо учитывать преимущественное право оставления на работе. Работодателю желательно назначить приказом комиссию, которая должна будет с учетом требований статей 179 и 261 определить лиц, которые не могут быть уволены в связи с сокращением, а также лиц, имеющих преимущественное право на оставление на работе. В соответствии со ст. 179 ТК РФ - Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается: семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев; лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Иные категории работников, которые имеют преимущество при оставлении на работе, можно установить в коллективном договоре .

Кроме того, в соответствии со ст. 261 ТК РФ не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет.

4. После определения сокращаемых работников, каждый работник должен быть персонально под роспись уведомлен о сокращении не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). При дистанционной или удаленной работе, допускается уведомление путем направления сканированных документов с использованием закрепленных акцептованных электронных адресов. Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней ( ч. 2 ст. 292, 296 ТК РФ). Также трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч.3ст. 180 ТК РФ).

Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.

5. При наличии вакантных должностей, на которые сокращаемый работник может быть переведен, указанные должности должны быть предложены работнику (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Указанные должности должны предлагаться в течение всего двухмесячного периода до увольнения, при их возникновении. Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – работодатель обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.

При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (абз 3 п. 3 письма Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1)

Некоторые работодатели не предлагают вышестоящие должности при сокращении. Если компания не предложит вышестоящую должность, работник может попытаться добиться повышения через суд, ссылаясь на ч. 3 ст. 81 ТК РФ (п. 29 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

В споре о переводе на вышестоящую должность суды обращают внимание на соответствие работника должности. Если работник подал иск в суд по поводу перевода на вышестоящую должность при сокращении, суды проверят, соответствует ли работник требованиям такой вакансии. Суд не поддержит требования работника о вышестоящей должности при сокращении, если: образование работника не будет соответствовать, стажа работы будет не хватать, требования должностной инструкции не будут соблюдены. Если квалификации специалиста достаточно, но перед сокращением вышестоящую должность не предлагали, суд может удовлетворить требования работника.

Если работник соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.

6. Не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз (при наличии), а также службу занятости ( ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в РФ»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, уведомить необходимо не позднее чем за три месяца.

В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.

К каждому уведомлению рекомендую приложить:

• копию приказа о сокращении численности (штата) работников организации;
• проект приказа об увольнении работников организации;
• проект штатного расписания организации.

7. Если работник не согласился ни на одну из предложенных вакансий, а также в случае отсутствия вакантных должностей у работодателя, в последний день работы отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: "Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ".

С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

8. В день увольнения работнику должна быть выдана справка о его заработке за два календарных года, предшествовавших увольнению. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30/04/2013 № 182н. Совместно с указанной справкой работнику выдается документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ " Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Рекомендую использовать форму СЗВ-М, утвержденную постановлением Правительства ПФР от 01/02/2016г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п.

9. В день увольнения в личную карточку работника (форма № Т-2) вносится запись с раздел "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" с указанием причины увольнения: "Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ".

В строке "Дата увольнения" указывается последний день работы, вносятся дата и номер приказа о прекращении трудового договора. После этого работник и сотрудник отдела кадров заверяют информацию об увольнении своими подписями.

В последний день работы работодателем заполняется записка-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № т-61). На лицевой стороне сотрудник отдела кадров указывает общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения трудового договора. А на оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной работнику выплаты. (Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан).

10. Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ):

• порядковый номер записи;
• дата увольнения;
• причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: "Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации";
• наименование документа, на основании которого вносится запись (например, приказ о прекращении трудового договора), его дата и номер.

Эта запись должна быть заверена подписью сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печатью организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках").

С апреля 2015 года организации обязательно должны использовать круглую печать только в случаях, установленных федеральными законами (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Во всех же остальных ситуациях печать используется только при ее наличии (то есть организация сама решает, нужна ли ей круглая печать или нет).

Требование о проставлении печати в трудовой книжке при увольнении содержится не в федеральном законе, а лишь в подзаконном акте (п. 35 Правил), следовательно, данное требование не является обязательным. Однако важно отметить, что в свое время Роструд, посчитал проставление печати в трудовой книжке, в том числе и при увольнении, обязательным, мотивируя свою позицию тем, что подзаконный акт принят во исполнение требований именно федерального закона — Трудового кодекса (Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1). В связи с указанным, рекомендую проставлять круглую печать в трудовой книжке увольняемого сотрудника.

В случае если работником ранее был сделан выбор о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и Законом от 16/012/2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», трудовая книжка не заполняется, поскольку находится у работника.

Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя) в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

11. В день увольнения работнику должна быть выдана заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произведены иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч.1 ст. 178 ТК РФ). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев (ч. 1 ст. 318 ТК РФ).

Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Дополнительно:

По письменному заявлению работника в соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – справку о доходах физического лица по форме 2 НДФЛ, и справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ)